事務所のスタッフさま向け　HRbasePRO活用術

こんにちは！HRbasePRO　カスタマーサクセス担当：森川です。

HRbasePROは、社労士業務に従事する事務所の所長さまはもちろん、
業務をサポートするスタッフさまにもご活用いただいています。
ただ、事務所のスタッフさまの業務は各社労士事務所によっても異なりますので、
「どんな場面で使ったら良いの？」とお悩みのお声もお聞きします。

今回は「他の事務所のスタッフさまは、HRbasePROをどう使っているのか」について、
その事例をご紹介します！

スタッフさまの活用　その１：労務相談ＡＩに質問！

特に最近増えてきた活用法は、「労務相談ＡＩ」をスタッフさまにも活用いただき、
業務の中での不明点の確認や、顧問先からの問合せの回答作成に利用する、というものです。
特に2024年8月からは、労務相談ＡＩへの質問入力がしやすくリニューアルしましたので、
事務所のスタッフさまにも使いやすくなっています。

（労務相談AIの画面。「イベント選択」の必要が無くなり、幅広い質問に対応が可能です！）

では、どんな場面でスタッフに活用いただいている事例があるかというと、

①GoogleなどでWEB検索をする前に「まずは労務相談AIに聞いてみて！」

ある事務所さまでは、スタッフの方に手続き業務や顧問先からの相談対応を任せているのですが、
まだ経験や知識が少ないスタッフでは分からないことも多いため、
Googleなどでの調べものに時間を掛けてしまう傾向があったそうです。
所長さまのように、経験・知識がある方はWEB検索でも的確なキーワードですぐに検索できますが、
それが分からないスタッフでは、的確なキーワードがすぐには見つからず、
また、根拠の薄い情報に惑わされて時間を取られるなど、余計な時間が掛かってしまいがちでした。

そこである時に、「WEB検索をする前にまずは労務相談AIに聞いて！」と指示を出したそうです。

どう検索すればよいか分からないような疑問も、「労務相談AI」に質問をすれば何なりの回答が返ってきます。
上手くいけば、その回答がそのまま求めている情報になっていることもありますし、
そうでなくとも、回答文を見ることで「自分が知りたい内容」「関連するキーワード」が具体的になります。
何も分からないまま当てずっぽうでWEB検索するよりも、より早く適切な情報が検索できますね。

実際に、スタッフの方の情報検索のスピード・業務効率の向上を感じることができたとのことです。

②上長や指導担当がいない時・忙しい時の「先生役」として

スタッフの方が業務で分からないことがあった時、すぐに指導担当（所長さまも含む）に聞ければ良いのですが、
外出で不在だったり、打ち合わせ・電話中ですぐに聞けなかったり、など対応できない場面も多いです。
特に、所長が顧問先の窓口としてほぼ対応している事務所さまですと、なおさら起こりやすいですね。

他にも意外とあるのが、
「質問したいのだけど、この内容は先週も聞いた内容なので、質問したら怒られるかも・・」
と思って聞くに聞けない、なんてケースもありがちです。

そんな時に「労務相談AIをスタッフの先生役として使っている」という事務所さまの活用例があります。

当たり前ですが、労務相談AIは「いつでも」「何回でも」「どんな質問でも」答えてくれますので、
スタッフにとって気軽に聞ける存在として活用できます。
もちろん「AIはこのように回答していたが、その内容で問題は無いですか？」といった形で、
上長・指導担当への確認は必要に応じてすべきですが、それでも利用価値は高いと言えます。

これは上長や指導担当にとっても、
「スタッフが０から質問するのではなく、まずは自分で調べてから質問するようになる」という面で、
スタッフ本人の成長を促せると共に、上長側の負担の軽減にも繋がります。

スタッフさまの活用　その２：労務管理ガイドを業務マニュアルとして活用

こちらも多い活用事例ですが、労務管理ガイドを事務所の業務マニュアルとして、
スタッフ教育に活用しているという事例があります。

（労務管理ガイドの一例。特に手続き関連での業務において、全体像が分かりやすいのが特徴です）

スタッフに新たな業務を担当してもらう際、業務の手順などを教えているかと思いますが、
人数が増えてくると「このスタッフには、どこまでの業務を教えたのだろう？」という把握が難しくなります。
またスタッフにとっても、一度教えてもらった業務とはいえ、しばらく間が空いてしまうと、
「どのような手順で業務を進めたら良かったっけ？」と手順を忘れてしまうことも多くあります。
（これも前述のように、「一度教えてもらった内容だから、質問したら怒られるかも・・」に繋がりやすいです）

業務マニュアルがあると便利なのですが、「作ってる時間が無い！」というケースも多いでしょう。
そこで役立つのが「労務管理ガイド」の存在です。

この中の情報は、業務の手順やプロセスの他に、
具体的に何をしないといけないのか、どのような点に注意するのかが記載されていますので、
事務所の教育ツールとして活用いただくことができます。
特に、社労士事務所での業務内容だけでなく、顧問先の労務担当者の動きについても記載されているので、
業務の全体像を理解する際にも役立てていただけます。

実際に、新しいスタッフが入社された際には「まずは労務管理ガイドを読んで！」と指示をして、
最初の教育として活用されている事務所もあります。

HRbasePROは、知識・経験のある所長さまだけでなく、むしろそういった下地がまだ少ないスタッフさまにこそ、
使っていただきたい機能も多く取り揃えています。
「スタッフに使ってもらうにはまだ早いかも・・」と思っている所長さまも、スタッフさまの知識向上・レベルアップに役立てるツールとして、ぜひスタッフさまにもご案内くださいませ。

サポートミーティングはこちらからご予約いただけます。