「自社資料」の登録例：顧客カルテの作成

こんにちは！HRbasePRO　カスタマーサクセス担当：森川です。

「資料一覧」では、HRbaseが作成した資料・情報を見るだけではなく、
皆さまの事務所で情報を作成・蓄積することもできます。
ご自身のメモとしての利用や、スタッフ間での情報共有にも活用されています。

今回は、その活用例の１つ「顧客カルテの作成」としての利用をご紹介します！

「自社資料」の登録について

登録方法は簡単。資料一覧画面の上部にある「新規登録」をクリックいただくと、資料の入力画面が開きます。
あとは、資料のタイトルや本文内容を入力するだけ。入力内容は自由ですので、どのような情報を入力いただいても結構です。
登録の際に「他社に公開する」にチェックを入れると、他のHRbasePROユーザーにも登録情報が共有・公開されますので、入力内容によってはチェックを入れないようにご注意ください。
（今回ご紹介するような顧客カルテは、顧問先の情報を記載するのでチェックは入れないでください）

（画面上部の「新規登録」をクリックして作成します）

登録した情報は、ご自身はもちろん、事務所内のスタッフも見ることができます。登録の際には事務所内のスタッフにも「新しく資料が登録されたよ」という通知メールが届きますので、見逃しを防止することもできます。
またHRbasePROのホーム画面でも、事務所内で登録された資料を一覧で見ることができますので、スタッフ間での情報共有にも役立てることができます。

登録した資料は後ほど編集することも可能ですので、「一旦はメモとして残しておいて、後できちんと書き直す」という使い方も可能です。この編集操作は、資料を作成した本人だけでなく、事務所内のスタッフ誰でも行うことができますので、「Aさんが作成した資料に、Bさんが補足を書き足して、上長のCさんが最後の手直しをする」なんてこともできますよ！

登録例：顧客カルテの作成

顧客カルテとは、簡単に言うと「顧客（顧問先）の情報整理」です。顧問先が少ないうちは各社の情報を覚えておくこともできますが、顧問先が20件・30件と増えてくると「あの顧問先の労務担当者は、どんな方だったかな？」となってしまうこともあります。
また、自身が担当していた顧問先を別のスタッフに引き継ぐ時に顧客カルテが無いと、全て口頭で伝える必要があるなど、手間が掛かってしまいます。
そんな時に、顧客情報が整理されている資料があると安心ですよね。

では、どのような情報を登録すると効果的なのでしょうか。下記の例に沿って見てみましょう。

（顧客カルテの書き方一例）

顧客カルテに必要な情報は様々ですので、実際に運用しながら、自身が必要だと思う項目はどんどん加え、逆に不要な項目は整理して見やすい情報へと改善していきましょう。

お勧めしたいのは「企業情報」と「労務業務に関する情報」を分けて整理する方法です。

タイトル：顧客カルテ【〇〇株式会社】
タイトルは分かりやすく「企業名」を記載します。ただ、企業名だけだと「その企業に関するメモが書いているのかな？」と誤解しやすいので、「顧客カルテ」という文言も入れて分かりやすくしておきます。

本文～企業情報～

社長：田中太郎
普段お話するのが社長である会社はもちろん、社長と話すことが少ない・無い顧問先でも、社長名は残しておきましょう。年賀状などをお送りする際に必要になるケースがあります。

労務部長：佐藤花子
労務部　他メンバー：鈴木健太、木村芳江
業務で関わりがありそうな方は、直接連絡を取る機会が少ない場合でも記載をしておきます。急ぎでの連絡が必要な場合などで役立ちます

住所：〇〇県〇〇市〇〇町１０－３　〇〇ビル５階
連絡先TEL：03-1234-5678
連絡先Mail：aaa@company.co.jp
名刺交換などをしている場合は、その情報を転記しておきます。いざという時に名刺を探そうとすると、意外と時間が掛かることは皆さまもご経験が有るのでは？

業種：製造業
事業内容：IT関連精密機器の製造・販売
売上規模：〇〇億円
顧問先でありながら、その会社の事業内容を十分に把握していない、といったことはありませんでしょうか？特に後任の担当者に引き継ぐ際には、こういった情報は薄れていきがちですので、業界特有の労務における課題や悩みなどを把握・整理する上でも、どのような会社なのか、といった情報を残しておくことは大事です。
上記以外にも「従業員規模」「業界内でのポジション」などを記載するのも良いですね。

顧客ランク：A
事務所において、顧問先の「重視度」をランク分けしている場合は、そのランクも記載しておきましょう。ランク分けは、単に企業規模や顧問料の高低だけでなく、今後の成長性や案件紹介の寄与度などを含めて考えるのも１つです。

本文～労務業務に関する情報～

先方担当者：佐藤部長、不在時は鈴木さん
業務において、どなたと連絡を取るのが適切か、を記載しておきます。自分が業務を担当している場合は「知っていて当たり前」の情報なのですが、例えば急病で自身が対応できなかった際に、代わりに担当するメンバーが「〇〇株式会社へは、どなたに連絡を取れば良いのだろう？」と困らないようにすることが目的です。

提供している業務：給与計算、保険手続、就業規則の変更、月20時間の労務相談、採用の支援
社労士事務所から提供している業務は広範囲に渡ることが多く、全体を把握しきれないことも起こりやすいので、顧問契約やスポット業務で対応している内容は全て記載しておくことをお勧めします。「過去に一度、助成金対応をしたことがある」といった場合でも、何年後かに先方からその話が出る可能性もありますので、書き残しておくと良いでしょう。
これも、後任の担当者に引き継ぐ際に「そんな業務も提供していたの！？」といった引継ぎ漏れが起こらないようにするための情報になります。

先方の課題：
①労務部の人員不足。本来は給与計算など自社で対応したいが、人員・経験不足のため弊所に外注
②従業員が社内ルールを十分理解しておらず、労務部への問合せや処理対応が増加している
③採用スキームが確立できていない。特に応募者が少なく、母集団が充分に形成できていない
業務として対応している内容はもちろんですが、雑談の中でふと出た悩みや、すぐに解決が必要ではないが先々で大きな課題になりそうな点などは、今後の提案にも繋がりますので記載しておきます。しばしば起こるのが「前任の担当者には言っていたのだけど・・・」という引継ぎ漏れですので、ちょっとした話題にも注意しておき、きちんとカルテに残していきましょう。

上記の他にも、「給与計算時の締め日・支払日」「日割り計算時の注意点」「担当者が興味を持っている話題」「（前項とは逆に）話題に出さない方が良いこと」「社長の趣味・嗜好」「最終訪問日」「案件紹介の実績の有無」など、事務所の業務において必要になりそうな項目はどんどん追加して、自身なりの顧客カルテを作りましょう。

「自社資料」の登録については、他にも色々と活用事例があります。今後もブログ記事としてご紹介していきますが、「どんな事例があるの？」とお聞きしたい方はぜひサポートミーティングでご相談ください！

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