「自社資料」の登録例：顧問先の訪問メモ

こんにちは！HRbasePRO　カスタマーサクセス担当：森川です。

「資料一覧」では、HRbaseが作成した資料・情報を見るだけではなく、
皆さまの事務所で情報を作成・蓄積することもできます。
ご自身のメモとしての利用や、スタッフ間での情報共有にも活用されています。

今回は、その活用例の１つ「顧問先の訪問メモ」としての利用をご紹介します！

「自社資料」の登録について

登録方法は簡単。資料一覧画面の上部にある「新規登録」をクリックいただくと、資料の入力画面が開きます。
あとは、資料のタイトルや本文内容を入力するだけ。入力内容は自由ですので、どのような情報を入力いただいても結構です。
登録の際に「他社に公開する」にチェックを入れると、他のHRbasePROユーザーにも登録情報が共有・公開されますので、入力内容によってはチェックを入れないようにご注意ください。
（今回ご紹介するような訪問メモは、顧問先の情報を記載するのでチェックは入れないでください）

（画面上部の「新規登録」をクリックして作成します）

登録した情報は、ご自身はもちろん、事務所内のスタッフも見ることができます。登録の際には事務所内のスタッフにも「新しく資料が登録されたよ」という通知メールが届きますので、見逃しを防止することもできます。
またHRbasePROのホーム画面でも、事務所内で登録された資料を一覧で見ることができますので、スタッフ間での情報共有にも役立てることができます。

登録した資料は後ほど編集することも可能ですので、「一旦はメモとして残しておいて、後できちんと書き直す」という使い方も可能です。この編集操作は、資料を作成した本人だけでなく、事務所内のスタッフ誰でも行うことができますので、「Aさんが作成した資料に、Bさんが補足を書き足して、上長のCさんが最後の手直しをする」なんてこともできますよ！

登録例：顧問先の訪問メモ

さて、今回のタイトルにも挙げた「訪問メモ」としての活用ですが、顧問先を訪問した際の情報はどのようにして記録されていますでしょうか？
メモ帳やノートに書き残しているという方もいれば、記憶に残しているだけ、という方もいらっしゃるでしょう。

ただ、前者の場合は「情報の検索」という点で使いづらい面があり、後者は単純に「忘れてしまうかも」という問題があります。
そこで、HRbasePROユーザーの先生方が良く使っているのが「訪問後に、HRbasePROの自社資料として【訪問メモ】を残しておく」という方法です。
次回の訪問の際には、事前に企業名などで検索をして前回訪問の際に話していた内容を確認する、という使い方ですね。

では、どのような情報を登録すると効果的なのでしょうか。下記の例に沿って見てみましょう。

（訪問メモの書き方一例）

タイトル：【〇〇株式会社】８月１日　訪問メモ
意外と大事なのがタイトルです。資料一覧には多くの資料があるので、「タイトルをパッと見て、どのような資料か分かる」ということが重要です。
ここでは「社名」と「いつ訪問したか」を分かるようなタイトルにしています。訪問メモを見る際には「社名」で検索をすることが多いと思われるので、「社名」がまず分かるようにすると良いですね

本文

担当者：田中太郎（社長）、佐藤花子（労務部長）
前回の訪問時に〇〇さんは同席していたかな？という情報があると役立つケースも多く、「誰と」話したか、というのも大事な情報でになります。特に初めてお会いした方などは、役職名なども書いておきましょう。

話した内容：給与計算の確認、労務マガジン資料の持参、今後の採用計画
どのような話題が出たか、ということを簡潔にまとめています。自身の業務に関わる話題以外にも、相手の近況や趣味の話題なども、メモとして書いておくことをお勧めします（次回訪問時のちょっとしたアイスブレイクに役立ちます）

決定事項：来年１月から営業部門の強化のために、秋ごろより採用活動を強化するとのこと。人員増加に伴い、対応が遅れていた育休制度や福利厚生関係を整備したいとのことで、年内には制度を固める
訪問時の本題でもある、何か業務において合意した項目や決定された事項を記載します。具体的な行動計画、期日、誰が担当するかなどネクストアクションを書き残しておき、今後の対応における混乱や誤解を防ぎます。

好反応だったこと：持参した労務マガジン記事のうち、「育児休業から復帰するときの手続」の内容が佐藤さんに好評だった。自分で調べる機会が無かったため、参考になるとのこと。
会話の中で反応が良かったことや、こちらからの提案で好評だったことは、今後の関係性向上のためのヒントになりますので、些細な事でも書き残しておきましょう。

悩み：採用後の教育をどうするか、という点について相談あり。現在のメンバーは、営業力はあるものの部下を育てる力にはやや欠けるとのこと。マネージャー研修なども検討。
相手の悩みをヒアリングすることで、次回の提案や新たなサービス開発のヒントになります。自分では解決できなくても、解決策を一緒に考える、解決できそうな人脈を紹介するなど、信頼関係の構築に役立つ情報になります。

次回打ち合わせに向けて：育休制度の規定例を提案する。福利厚生については他社の事例を調べておく
いわゆる「次回訪問時の宿題」です。次回までに何を準備しておけば良いのか、次の打合せではどのような話をするのか、といった内容をメモとして残しておきます。

もちろん上記は一例ですので、皆さまの業務に沿って記載内容は工夫してみてください！

意識したいのは、「もし自分に何かトラブルがあって、代わりのメンバーが訪問する場合にも対応できるか」といった記載です。
メモを書いたタイミングでは、自分の記憶も十分なので要点だけをまとめてしまいがちですが、次の訪問が１ヶ月後・２ヶ月後になってしまうと、前回の訪問時の記憶はかなり薄れてしまいます。要点だけですと「これって何だっけ？」となってしまいがちです。
訪問後すぐだからこそ、できるだけメモは詳細に書いておくことをお勧めします！

「自社資料」の登録については、他にも色々と活用事例があります。今後もブログ記事としてご紹介していきますが、「どんな事例があるの？」とお聞きしたい方はぜひサポートミーティングでご相談ください！

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