「資料一覧」キーワード検索における注意点

こんにちは！HRbasePRO　カスタマーサクセス担当：森川です。

HRbasePROの中で最も多く使われているのが「資料検索」です。
この機能について「キーワード検索がしづらい」「思った資料が見つからない」という
お声をしばしばいただきます。

普段ご利用されているGoogleやYahooなどのWEB検索エンジンとは、
少し検索機能の仕組みが異なりますので、解説させていただきます。

「資料一覧」のキーワード検索について

資料一覧機能で資料を検索する際は、画面左上の入力欄に検索したいキーワードを入力し、「検索」ボタンをクリックするという手順になります。
キーワードの入力後、「検索ボタンをクリックする」操作を忘れてしまいがちですので、この点はご注意ください。

（「検索」ボタンを最後に推すのを忘れずに！）

これだけですと、「普段使っているGoogleやYahooなどと変わらないね」と感じると思いますが、実は大きく異なる点があります。

資料一覧の検索機能は「完全一致検索」という検索方式になっており、検索語句そのものが資料内に含まれていないと、資料として該当しない、という仕組みになっています。
この点について、以下より詳しく解説させていただきます。

まずは、Googleなどの検索方式について

GoogleなどのWEB検索を利用する際、本来は単語で検索するケースを文章で検索したとしても、検索結果はほぼ同じものになります。例えば、「育休中の賃金」という検索と「育休　賃金」という検索では、ほぼ同じような検索結果が得られます。

（検索画面をよく見ると、「育休中の賃金」という検索でも「育休」「賃金」というワードがヒットしています）

他にも、「育介法」を「育会法」と間違った表現で検索しても、正しく「育介法」での検索されるなど、あいまいな言葉での検索でも検索エンジンが上手く言葉をくみ取って、WEBページを検索する仕組みになっています。
つまり、検索ワードが多少不正確であったとしても、世界で何十億人もの人口が、２０年以上も使い続けているデータを収集する中で、正しい検索ワードへと自動的に読み替えて検索結果を表示してくれるのが、Googleなどの検索エンジンの特徴です。

ただこれは逆に、検索ワードを「勝手に読み替えてしまう」という面も少なからずあるので、ピンポイントで情報を検索したい場合でも関連しそうなワードが該当するWEBページが表示されるなど、余計な情報が表示されてしまうケースがあります。

資料一覧：「完全一致」の検索方式について

では、HRbasePROの資料一覧における「完全一致」での検索とはどういったものか。
上の例で挙げた、「育休　賃金」「育休中の賃金」という検索の比較で見てみましょう。

（「育休　賃金」で検索した結果。検索キーワードが当てはまった箇所には、黄色のハイライトが付いています）

「育休　賃金」というキーワードで検索すると、検索結果は「１３７件」でした。
検索の仕組みとしては、各資料内の「タイトル」か「本文」において検索ワードが含まれている場合に、資料が該当することとなります。

この際のポイントとして、「育休　賃金」のように、２つ以上の単語を組み合わせて入力した場合は、「入力した単語全てが含まれていないと、資料としては該当しない」という扱いになります。
上記の検索の場合、「育休」という単語は含まれているが「賃金」という単語は含まれていない、という資料は、この検索条件には該当しないこととなります。

ですので、検索ワードを複数入れると検索条件が厳しくなり、件数が少なくなることは知っておいてください。

今度はもう一つの「育休中の賃金」という言葉で検索してみましょう。

Googleなどと同じような感覚ですと、「育休　賃金」で検索した時と同じような検索結果になりそうに思いますが、資料一覧での検索結果は「０件」となります。
これは、「育休中の賃金」という６文字の語句として、資料のタイトルや本文に含まれていないと資料としては該当しない、という扱いになるからです。「育休中に支払う賃金」という文章があったとしても該当しません。「育休中の賃金」という言葉が入っていないとダメで、今回はその条件に合う資料は無かった、という結果でした。

これが、「完全一致」の検索方式の仕様です。

「なんだか使いづらそう」「Googleみたいな検索の方が使いやすい」と思ってしまいがちですが、ピンポイントで必要な情報を探したい場合には、この検索方式が向いていることも多いです。
例えばGoogleの検索で「雇用契約書」と検索をすると、２番目には厚生省の「労働条件通知書」のひな形PDFが表示されています。雇用契約書と労働条件通知書を「関連する情報」と認識していることで、本来必要としている雇用契約書についての情報を探す際に「ノイズ」が生じていることになります。

（雇用契約書を探しているのに、Googleでは労働条件通知書に関する情報も複数出てきてしまう・・・）

HRbasePROの資料一覧であれば、「雇用契約書」と検索ワードを打ち込めば、該当するワードが含まれている資料しか検索結果に表示されませんので、余計な情報を探してしまう手間を減らすことができます。
ですので、「～～のひな形データを探したい」「〇〇というキーワードが入っている資料を見たい」といったように、探している情報が明確であればあるほど、資料一覧の検索が活きる場面となります。

逆に「どういうワードで調べたら良いか分からない」といった、あいまいな検索に頼りたい場合は、Googleなどの検索エンジンが使いやすい場面ですが、HRbasePROの機能であれば「労務相談AI」に質問するのも１つの解決策ですので、ぜひ使い分けてみてくださいね。

皆さまも普段はGoogleやYahooなどのWEB検索エンジンを使っておられるので、HRbasePROの検索方式が違うことで戸惑う場面があるかもしれません。ですがその仕組みを知っていただくと、実は便利に使っていただけるケースも感じたのではないでしょうか？「思ったように資料が検索できないな」という場合には、今回の記事内容を参考にして、検索ワードを見直してみてください！

上記以外の活用法など、サポートミーティングでもお話ししておりますのでお気軽にご相談ください！

サポートミーティングはこちらからご予約いただけます。