「自社資料」の登録例：労働局などへの問合せ

こんにちは！HRbasePRO　カスタマーサクセス担当：森川です。

「資料一覧」では、HRbaseが作成した資料・情報を見るだけではなく、
皆さまの事務所で情報を作成・蓄積することもできます。
ご自身のメモとしての利用や、スタッフ間での情報共有にも活用されています。

今回は、その活用例の１つ「労働局などへの問合せ」としての利用をご紹介します！

「自社資料」の登録について

登録方法は簡単。資料一覧画面の上部にある「新しく資料を登録」をクリックいただくと、資料の入力画面が開きます。
あとは、資料のタイトルや本文内容を入力するだけ。入力内容は自由ですので、どのような情報を入力いただいても結構です。
登録の際に「この資料を他社に公開する」にチェックを入れると、他のHRbasePROユーザーにも登録情報が共有・公開されますので、入力内容によってはチェックを入れないようにご注意ください。

（画面上部の「新しく資料を登録」をクリックして作成します）

登録した情報は、ご自身はもちろん、事務所内のスタッフも見ることができます。登録の際には事務所内のスタッフにも「新しく資料が登録されたよ」という通知メールが届きますので、見逃しを防止することもできます。
またHRbasePROのホーム画面でも、事務所内で登録された資料を一覧で見ることができますので、スタッフ間での情報共有にも役立てることができます。

登録した資料は後ほど編集することも可能ですので、「一旦はメモとして残しておいて、後できちんと書き直す」という使い方も可能です。この編集操作は、資料を作成した本人だけでなく、事務所内のスタッフ誰でも行うことができますので、「Aさんが作成した資料に、Bさんが補足を書き足して、上長のCさんが最後の手直しをする」なんてこともできますよ！

登録例：労働局などへの問合せ

さて、今回のタイトルにも挙げた「労働局などへの問合せ」としての活用ですが、
労働局や年金機構などの公的機関に問い合わせた内容を、事務所ではきちんと記録されていますでしょうか？
所長さまはもちろん、スタッフの方でも公的機関への問い合わせの機会は多いのですが、
「自分が担当している業務に関する内容だけだから」と考えて、自分だけの知識になってしまいがちです。

しかし、「以前に事務所の誰かが同じ問い合わせをした気がする・・」ということは割と多いですし、
問い合わせ先の労働局や担当者が変わると「前に聞いた内容とは異なる回答を言われた」なんてこともあり、
以前に聞いた内容を見直したい、という場面もあります。

そういった時のためにも、労働局などに問い合わせた内容は必ず記録して、
事務所のみんながいつでも検索・チェックできるように、資料として共有しておきましょう

では、どのような情報を登録すると効果的なのでしょうか。
下記の一例ですので、ぜひ各事務所さまで必要な情報は追加してみてください！

（問い合わせメモの書き方一例）

タイトル：【〇〇労働局】８月２３日　問い合わせメモ
前述したように「労働局によって、同じ質問でも回答が違う」というケースがあるので、どの労働局に問い合わせたのかは記載しておくと良いでしょう。
また「いつの問合せか」も書き残しておくと、再度問い合わせをする際に「〇月〇日に問い合わせた内容なのですが・・」と確認ができるのでお勧めです。
※資料を登録した日は自動的に記録されますが、労働局と問い合わせた日と同一でないこともあるので、問い合わせ日は別途で書き残しておく方が良いです

本文

質問者：佐藤花子
事務所から問い合わせをした方（所長やスタッフ）の名前を記載します。後日、別のスタッフが記録内容を見た際に「この問合せ内容を詳しく聞きたいのだけど、事務所の誰に聞いたら良いのかな？」と迷わずに済みための記録です。労働局などに追加で確認する際も、同じ質問者が聞いた方がスムーズですね。

労働局担当者：田中太郎
労働局側のどなたが回答に当たったのか、と記載します。前述の「労働局によって回答が違う」というケースと同じように、「同じ労働局でも、担当者によって回答が違う」というケースもしばしばあるので、「誰から聞いた内容なのか」が分かるように記録しておきます。

質問内容
どのような問い合わせをしたのか、を分かりやすく記載しましょう。注意点としては、「自分以外の事務所スタッフが見た時に、状況が理解できるようにする」ということです。問い合わせをする本人にとっては、どのような背景事情・問題点があってその質問をしているか、は既知の情報ですが、後で記録し内容を見るスタッフにとっては「なぜこんな質問が出てきたの？」ということが分からないと、情報を活用しづらくなります。
必要に応じて、質問元の顧問先名や背景事情、どのような点が問題なのか、などを追記しましょう。

回答内容
労働局などの担当者から回答された内容を記載します。その際、できるだけ「回答された言葉のまま」で残すことがお勧めです。「こういう意味合いで言ったのだろう」という推測が入った記載をしていまうと、ちょっとしたズレが大きな誤解を生んでしまうことにもなります。特に、質問の前後関係が分からないままで言葉を鵜吞みにしてしまうと「言った／言ってない」といった押し問答になりやすいので、担当者が話した言葉をそのまま残す方が良いですね。
※自分の解釈を書く場合は、この下の「気になった点」に書いておきましょう

気になった点
担当者からの回答で全ての課題点が解決できれば良いのですが、疑問が解消されていない点や自身の認識と異なる点があれば、必ず記載をしておきましょう。前述したような「労働局や回答の担当者によって、回答が違う」といった疑念についても、書き残しておいて上長などに確認するようにします。
逆に、回答を得たことで初めて知った情報なども有れば、事務所全体に共有しておくべき事項として、この欄に書き残しておくと良いですね。

「自社資料」の登録については、他にも色々と活用事例があります。今後もブログ記事としてご紹介していきますが、「どんな事例があるの？」とお聞きしたい方はぜひサポートミーティングでご相談ください！

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