HRbasePROの各機能　使い分け豆知識

こんにちは！HRbasePRO　カスタマーサクセス担当：森川です。

HRbasePROには「資料一覧」や「労務管理ガイド」など、
様々な調べ物・情報収集に役立つ機能があります。

ただ、色々あり過ぎるがあまり「どれを使ったら良いの？」と悩んでしまう、というお声も
しばしばいただきますので、今回は各機能の使い分けについてお話します！

※今回は主に、情報を調べる際に使う「資料一覧」「労務管理ガイド」「労務相談AI」について解説します

「ピンポイント」の資料探しに！【資料一覧】

HRbasePROの中でも、最も利用頻度が多いのが「資料一覧」の機能です。
13,000件を超える情報が有る中から必要な情報を探そうとしても、やみくもに探していては難しいのは当然です。

ですので、「資料一覧」を使う場面は「探したい資料が明確な時」が一番有効です。

例えば、

・最新の「労働条件通知書」の「ひな形」を探している
・「フレックスタイム」について記載がある「Q&A資料」を見たい
・「同一労働同一賃金」について、何か「案内できる資料」はないか

といったように、具体的に探したい資料の「キーワード」や「種類」が明確であるほど、
ワード検索や資料の絞り込み機能を活用して、ピンポイントで情報にたどりつくことができます。

（👓キーワード検索と絞り込み機能を組み合わせて使うと効果的！）

対して、「パパ育休の取得手続きについて、ざっくりと概要を知りたい」といった、
やや曖昧な情報検索をしようとする際は、「資料一覧」よりも別の機能を使った方が効果的かもしれません！

手続きやトラブル対応など「場面ごと」の説明書！【労務管理ガイド】

特に、業務経験がまだ少ない先生や事務所のスタッフに多く使っていただいているのが、
「労務管理ガイド」の機能です。ここでは、従業員イベントや定例業務など、
「顧問先の企業でこのような事が発生した際にはどうすれば良いか」という情報が、
１つ１つのプロセスごとに整理して記載されているのが特徴です。

ですので、「労務管理ガイド」が有効的なのは「利用する場面・シーンが明確な時」です。

例えば、

・育児休業から復職する際の全体像を知りたい
・従業員が結婚した時、社内で氏名変更が必要なもの（社内管理物）は何があるのだろう
・顧問先から「セクハラがあった」と相談が来たが、どう対処したら良いのか

といった場面などです。

「労務管理ガイド」のポイントは、「資料一覧」機能とも連動して「場面ごとの資料検索」ができる点です。
例えば下の画像のように、「従業員入社時の必要書類の案内」という場面においては、身元保証書や緊急連絡先報告書、銀行口座の申請書など、提出してもらうべき書類が複数あります。

こんな時、ガイド内の各項目の右下にある「よくあるQ&A／関連する資料を表示」のボタンをクリックすると、該当する項目に関連している資料がまとめて表示されます。つまり、１つ１つのキーワード検索をしながら資料を探さなくても、場面に沿った資料がワンクリックで検索できる、という便利な機能があるんです！
（項目によっては、上記のボタンが付いていないものもございます）

探したい資料が分からなくても「場面・シーン」から情報を得られるのは、
「労務管理ガイド」の大きな特徴ですので、ぜひ活用してみてください！

誰かに聞きたい！確認したい！そんな時に【労務相談AI】

ネットで調べたら情報が有るのは分かってるけど、調べるのは時間が掛かるな・・なんて時ありますよね？
詳しい人に聞いたらすぐに答えてくれそうだけど、気軽に聞ける人は近くにいない。

そんな時にピッタリなのが「労務相談AI」です。

使い方はとっても簡単。

誰かに質問するのと同じような感覚で文章を入力するだけ💡
できるだけ丁寧な文章で質問をすると答えやすいのは、人間もAIも同じなので、その点を工夫するのがお勧めです。

上記では、「副業を希望する社員がいるが、会社が拒否するためのルールはどのように作れば良いか」と
質問文を入力しています。実際に皆さまも誰かに同内容の質問するとしたら、同じような問いかけをしますよね？
AIが相手だからといって「副業　拒否　ルール」みたいに、まるで検索ワードのような質問をしてしまうと、
AI側も「何を知りたいのだろう？」ということが適切に把握できず、充分でない回答が表示されることがあります。

ですので、労務相談AIを利用する際は「できるだけ丁寧な文章で質問をする」ということを意識してみてください！

いかがでしょうか？HRbasePROには様々な情報検索の機能がありますが、
それぞれの役割や効果的な活用法がありますので、もしあまり使っていない機能があるようでしたら、
ぜひ一度ご利用を試してみてください。

操作方法など、Zoomミーティングで画面を見ながらご確認されたい方は、サポートミーティングもお気軽にご活用ください！

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